Lorsque vous envoyez un email, il est essentiel de savoir utiliser correctement les champs CC (Copie Carbone) et CCI (Copie Carbone Invisible). Ces options permettent d’inclure d’autres destinataires dans la conversation, tout en préservant leur confidentialité. Dans cet article, nous allons détailler les différences entre ces deux options et comment les utiliser efficacement.
Qu’est-ce que le champ CC ?
Le champ CC (pour « Copie Carbone ») fait référence au concept de copie carbone utilisé autrefois avec les machines à écrire. Lorsqu’on tapait une lettre, on pouvait insérer une feuille de papier carbone entre deux feuilles de papier blanc pour créer une copie exacte du texte original – une « copie carbone ». De manière similaire, lorsque vous utilisez le champ CC dans votre client de messagerie, vous envoyez une copie de l’email à d’autres personnes en plus du destinataire principal.
Comment utiliser le champ CC ?
Pour utiliser le champ CC, il suffit simplement d’entrer les adresses emails des personnes auxquelles vous souhaitez envoyer une copie de l’email dans le champ prévu à cet effet, généralement situé juste en dessous du champ « À » où se trouve l’adresse du destinataire principal. Vous pouvez séparer chaque adresse email par une virgule ou un point-virgule.
Quand utiliser le champ CC ?
En règle générale, il est recommandé d’utiliser le champ CC lorsque vous souhaitez :
- tenir informées certaines personnes d’une conversation sans pour autant les impliquer directement,
- démontrer à tous les destinataires que d’autres personnes sont au courant des informations contenues dans l’email.
Cependant, il est important de noter que les adresses emails entrées dans le champ CC sont visibles par tous les destinataires de l’email. Si vous souhaitez préserver la confidentialité des adresses emails des autres destinataires, préférez l’utilisation du champ CCI.
Qu’est-ce que le champ CCI ?
Le champ CCI (pour « Copie Carbone Invisible ») fonctionne de manière similaire au champ CC, avec une différence majeure : les personnes dont les adresses email sont entrées dans le champ CCI ne sont pas visibles par les autres destinataires de l’email. En d’autres termes, les personnes en CCI reçoivent une copie de l’email sans que les autres destinataires ne soient au courant de leur présence dans la liste de diffusion.
Comment utiliser le champ CCI ?
Pour utiliser l’option CCI, il faut d’abord l’afficher dans votre client de messagerie. La majorité des clients de messagerie tels que Gmail, Outlook ou Thunderbird proposent cette option, généralement située dans le même menu que le champ CC. Une fois le champ CCI affiché, entrez simplement les adresses emails des personnes auxquelles vous souhaitez envoyer une copie invisible de l’email, en séparant chaque adresse par une virgule ou un point-virgule.
Quand utiliser le champ CCI ?
Utilisez l’option CCI dans les situations suivantes :
- pour protéger la confidentialité des adresses email des autres destinataires,
- lorsque vous envoyez un email à un grand nombre de personnes et que vous ne souhaitez pas que chacun connaisse l’adresse email des autres,
- pour éviter un « effet boule de neige » avec trop de réponses en chaîne si chaque destinataire répondrait à tous (pratique courante avec une simple utilisation du champ CC).
Le recours judicieux aux champs CC et CCI permet d’améliorer la communication par email, tout en respectant la vie privée et la confidentialité des destinataires. N’hésitez donc pas à exploiter ces fonctionnalités pour envoyer des emails adaptés aux besoins et attentes de vos interlocuteurs.
Bonnes pratiques pour l’utilisation des champs CC et CCI
Pour garantir une utilisation efficace et pertinente des champs CC et CCI, voici quelques bonnes pratiques à garder à l’esprit lors de l’envoi d’emails :
- Réfléchissez bien aux destinataires de votre email : seules les personnes concernées par le sujet doivent être incluses.
- Lorsque vous répondez à un email, vérifiez si vous allez répondre uniquement à l’expéditeur ou à tous les destinataires également présents en CC.
- Évitez d’utiliser la fonction « Répondre à tous » lorsque cela n’est pas nécessaire : cela peut engendrer des échanges d’emails interminables et inutiles pour certaines personnes en CC.
- Enfin, ne pas oublier de vérifier attentivement les adresses emails entrées dans les champs CC et CCI avant d’envoyer votre message pour éviter toute erreur.
En suivant ces conseils, vous serez en mesure de tirer pleinement parti des possibilités offertes par les champs CC et CCI et d’améliorer vos communications par email, tout en respectant la confidentialité de vos destinataires.
FAQ : Qu’est ce que le CC et CCI dans un email ?
1. Qu’est-ce que la fonction CC dans un email ?
La fonction CC, abréviation de « Carbon Copy » (copie carbone), permet d’envoyer une copie visible de l’email à d’autres destinataires. Lorsque vous ajoutez des adresses email dans le champ CC, tous les destinataires peuvent voir qui a reçu une copie de l’email.
2. Quelle est la différence entre le CC et le CCI dans un email ?
La principale différence entre le CC (Carbon Copy) et le CCI (Copie Conforme Invisible) réside dans la visibilité des destinataires. Lorsque vous ajoutez des adresses email dans le champ CC, tous les destinataires peuvent voir qui a reçu une copie de l’email. En revanche, lorsque vous ajoutez des adresses email dans le champ CCI, les destinataires ne peuvent pas voir qui d’autre a reçu une copie de l’email.
3. Quand devrais-je utiliser la fonction CC dans un email ?
Vous devez utiliser la fonction CC lorsque vous souhaitez que plusieurs destinataires soient informés de l’email envoyé, mais que cela n’est pas nécessairement confidentiel. Par exemple, si vous envoyez un rapport à votre supérieur et que vous souhaitez informer vos collègues du contenu, vous pouvez ajouter leurs adresses email dans le champ CC.
4. Dans quelles situations devrais-je utiliser la fonction CCI dans un email ?
Vous devriez utiliser la fonction CCI lorsque vous souhaitez envoyer une copie de l’email à plusieurs destinataires sans qu’ils ne sachent qui d’autre a reçu une copie. C’est particulièrement utile dans les cas où vous envoyez un email à un grand nombre de personnes ou lorsque vous souhaitez préserver la confidentialité des destinataires.
5. Est-ce que tout le monde peut voir les adresses email des destinataires dans le champ CC ?
Oui, lorsqu’une adresse email est ajoutée dans le champ CC d’un email, tous les destinataires peuvent voir les adresses email des autres destinataires. Il est donc important de prendre cela en considération lorsque vous utilisez la fonction CC et de ne pas divulguer d’informations confidentielles ou sensibles qui pourraient être vues par d’autres destinataires.
